1. Üldine teave

Käesolev privaatsuspoliitika kirjeldab, kuidas Replaio OÜ (registrikood 17506502, aadress Tööstuse tn 99-25, Põhja-Tallinna linnaosa, 10416 Tallinn, Harju maakond; edaspidi „Replaio“ või „meie“) kogub, kasutab, säilitab ja kaitseb isikuandmeid seoses Replaio platvormi (edaspidi „Platvorm“) kasutamisega.

Replaio on isikuandmete vastutav töötleja GDPR (EL 2016/679) tähenduses. Kui Platvormi kasutab ettevõte oma töötajate arendamiseks, on rollid teistsugused. Vaata täpsemalt peatükki 4.

2. Milliseid andmeid me kogume

Kogume ainult neid andmeid, mida Platvormi toimimiseks vajame. Andmed jagunevad nelja rühma.

2.1. Konto loomisel ja teenuse kasutamisel kogutavad andmed

Need andmed tekivad konto loomisel ja haldamisel. Enamasti sisestab need ettevõtte administraator kasutajat kontole lisades.

• Ees- ja perekonnanimi
• Töö e-posti aadress
• Ettevõte, meeskond ja roll Platvormil (kasutaja, juht, administraator)
• Parool krüpteeritud kujul
• Keele- ja kuvaeelistused
• Arveldusandmed ettevõtte tasandil (ettevõtte nimi, kontaktisik, kasutajate arv)

2.2. Platvormi kasutamisel kogutud andmed

Need andmed tekivad Platvormi sisulisel kasutamisel: AI-rollimängude, vestluste harjutamise, analüüsi ja tagasiside käigus.

• AI-rollimängude vestlused
• Kasutaja sisestatud vastused ja sisend
• Häälsalvestised, kui kasutaja kasutab häälfunktsiooni
• Vestluste transkriptsioonid
• AI loodud tagasiside ja analüüsid
• Soorituse tulemused, skoorid ja statistika
• Sessioonide kestus, sagedus ja valitud stsenaariumid

2.3. Kasutaja üleslaetud sisu

• Päris kliendikõnede salvestised, mille kasutaja laeb üles analüüsimiseks
• Ettevõtte materjalid, mille administraator laeb üles stsenaariumide ja hindamise kohandamiseks
• Muud dokumendid, mille kasutaja ise treeningu sisendiks lisab

2.4. Tehnilised andmed

• IP-aadress
• Brauseri tüüp ja versioon
• Seadme andmed
• Küpsised (vt peatükk 10)

3. Tehisintellekti kasutamine

Tehisintellekt ei ole Platvormi lisafunktsioon, vaid selle tööpõhimõte. Kirjeldame siin täpselt, mis andmetega ja kuidas seda tehakse.

3.1. Rollimängude läbiviimine

Kui kasutaja alustab harjutust, peab tehisintellekt vastaspoole rolli: klient, otsustaja, kolleeg või muu karakter vastavalt valitud stsenaariumile. Vestlus toimub reaalajas ja AI reageerib sellele, mida kasutaja tegelikult ütleb. Selleks edastatakse AI teenusepakkujale kasutaja kõne või tekstisisend ning valitud stsenaariumi kirjeldus.

3.2. Vastuste analüüs ja tagasiside

Pärast vestlust muudetakse häälsalvestis tekstiks (transkriptsioon) ja transkriptsioon edastatakse AI teenusepakkujale hindamiseks. AI hindab vestlust kokkulepitud kriteeriumide alusel ning koostab skoori, tugevused, arengukohad ja järgmise sammu soovituse.

Kui ettevõte on üles laadinud oma materjalid või seadnud oma hindamiskriteeriumid, kasutatakse neid analüüsi kohandamiseks.

3.3. Kas andmeid kasutatakse AI mudelite treenimiseks

Platvormi enda arendamiseks kasutame üksnes anonüümitud ja agregeeritud kasutusandmeid, millest ei ole võimalik üksikut inimest tuvastada.

3.4. Millised andmed AI töötlemiseks jõuavad

• Vestluse tekst ja kasutaja sisend
• Häälsalvestis või selle transkriptsioon
• Valitud stsenaariumi ja karakteri kirjeldus
• Ettevõtte hindamiskriteeriumid ja üleslaetud materjalid, kui need on seadistatud

Kasutaja nime, e-posti aadressi ega muid kontoandmeid AI teenusepakkujale hindamispäringus ei edastata.

4. Ettevõtte klientide kasutajate andmed

Enamik Replaio kasutajaid jõuab Platvormile oma tööandja kaudu. Sel juhul on rollide jaotus järgmine.

4.1. Ettevõte on vastutav töötleja

Kui ettevõte kasutab Platvormi oma töötajate arendamiseks, otsustab ettevõte, keda Platvormile lisatakse, mis eesmärgil ja milliseid materjale kasutatakse. Nendes küsimustes on vastutav töötleja ettevõte, mitte Replaio.

See tähendab ka, et ettevõtte määratud juhid ja administraatorid näevad oma meeskonna liikmete sessioone, skoore ja arengut vastavalt neile antud õigustele.

4.2. Replaio on volitatud töötleja

Teenuse osutamisel töötleb Replaio kasutajate andmeid ettevõtte nimel ja tema juhiste alusel. Me ei kasuta neid andmeid oma eesmärkidel.

4.3. Andmetöötlusleping

Ettevõtte ja Replaio vahel sõlmitakse vajadusel andmetöötlusleping (DPA), mis sätestab töötlemise tingimused, kestuse ja alamtöötlejate kasutamise. DPA näidise saadame taotluse korral aadressilt info@replaio.ai. Alamtöötlejate nimekiri on eraldi lehel.

5. Miks me andmeid töötleme

6. Andmete säilitamine

Säilitame andmeid nii kaua, kui neid on vaja teenuse osutamiseks või kui seadus seda nõuab. Pärast seda need kustutatakse või anonüümitakse.

6.1. Säilitusajad

6.2. Mis juhtub konto kustutamisel

Konto kustutamisel eemaldame seose konkreetse inimesega, kuid säilitame ettevõtte koondtulemused. Nii ei kao ettevõtte arengunäitajad tagantjärele ära, kui üks töötaja lahkub.

• Kustutatakse: kontoandmed, häälsalvestised, üleslaetud kõned ja transkriptsioonid. Neid ei saa anonüümida, sest hääl ja vestluse sisu on ise isikuandmed.
• Anonüümitakse: sessioonide tulemused, skoorid ja statistika. Seos kasutajaga eemaldatakse ning andmed jäävad alles üksnes ettevõtte koondnäitajates, kust üksikut inimest ei ole võimalik tuvastada.
• Anonüümitakse: arveldusdokumentides olevad kasutajaread. Summad peavad raamatupidamislikult säilima, kuid isikut ei ole enam võimalik tuvastada.

Kui leping ettevõttega lõpeb, käsitleme ettevõtte kasutajate andmeid vastavalt andmetöötluslepingule.

6.3. Kuidas kustutamist taotleda

Ettevõtte kasutaja saab pöörduda oma ettevõtte Replaio administraatori poole, kes saab kasutaja Platvormil kustutada.

Kasutaja võib pöörduda ka otse meie poole aadressil info@replaio.ai. Kui tegemist on ettevõtte kaudu loodud kontoga, edastame taotluse ettevõttele kui vastutavale töötlejale ja täidame selle tema juhiste alusel. Vastame taotlusele ühe kuu jooksul.

7. Teenusepakkujad ja andmete jagamine

Me ei müü isikuandmeid ega jaga neid turunduseesmärkidel. Andmeid näevad ainult teenusepakkujad, kelle abita Platvorm ei toimiks. Iga teenusepakkujaga on sõlmitud andmetöötlusleping.

7.1. Pilvemajutus ja andmehoidla

7.2. AI teenusepakkujad

7.3. Analüütika

Kasutame veebilehel Google Analytics 4 teenust kasutusstatistika kogumiseks. See käivitub üksnes külastaja nõusolekul ja IP-aadressid on anonüümitud. Platvormi sees analüütikaküpsiseid ei kasutata.

7.4. E-posti edastamine

Kirjade saatmiseks edastatakse Resendile saaja nimi ja e-posti aadress ning kirja sisu. Kirjade sisu ei sisalda sessioonide, salvestiste ega analüüside andmeid.

7.5. Makseteenused

Replaio ei kasuta kaardimakse- ega maksevahendusteenust ning me ei töötle maksekaardi andmeid. Arveldus toimub ettevõtte tasandil arve ja pangaülekande alusel.

7.6. Muud juhud

Võime andmeid avaldada ka siis, kui seadus seda nõuab või kui see on vajalik meie õiguste kaitseks. Muul juhul mitte.

8. Rahvusvaheline andmeedastus

Osa teenusepakkujaid asub väljaspool Euroopa Liitu. Nendel juhtudel tugineme Euroopa Komisjoni standardlepinguklauslitele (SCC) või muudele GDPR artiklis 46 sätestatud kaitsemeetmetele.

Ajakohane alamtöötlejate nimekiri koos asukohtade ja kaitsemeetmetega on eraldi lehel. Nimekiri võib ajas muutuda ja olulistest muudatustest teavitame kliente ette.

9. Teie õigused

GDPR annab Teile oma andmete suhtes järgmised õigused.

Õiguste kasutamiseks kirjutage aadressil info@replaio.ai. Kui kasutate Platvormi tööandja kaudu, edastame taotluse ettevõttele kui vastutavale töötlejale.

10. Küpsised

Platvormil kasutame ainult neid küpsiseid, mis on teenuse toimimiseks vajalikud.

Me ei kasuta turundus- ega reklaamiküpsiseid ega jälgi Teie käitumist teistel veebilehtedel.

Teie nõusolekul kasutame veebilehel Google Analytics 4 küpsiseid (_ga, _ga_<ID>) anonüümitud IP-ga. Ilma nõusolekuta neid ei seata. Nõusolekut saab igal ajal muuta jaluses lingi „Küpsiste seaded“ kaudu. Täpsem info küpsisepoliitikas.

Keele- ja nõusolekuvalik salvestatakse brauseri kohalikku salvestusse (localStorage), mitte küpsisena.

11. Turvalisus

Rakendame asjakohaseid tehnilisi ja organisatsioonilisi meetmeid Teie andmete kaitseks.

• Andmete krüpteerimine edastamisel (TLS 1.2+) ja säilitamisel (AES-256)
• Rollipõhine ligipääsukontroll
• Andmete loogiline eraldamine klientide vahel
• API võtmete serveripoolne haldus, võtmed ei ole kunagi kliendipoolses koodis
• Salvestiste ja materjalide hoidmine privaatses failihoidlas, ligipääs ainult ajutise allkirjastatud lingiga
• Regulaarsed turvauuendused

12. Laste andmed

Platvorm on mõeldud tööalaseks kasutuseks ega ole suunatud alla 16-aastastele isikutele. Me ei kogu teadlikult alla 16-aastaste isikute andmeid. Kui saame teada, et oleme seda teinud, kustutame andmed viivitamatult.

13. Muudatused

Meil on õigus käesolevat privaatsuspoliitikat aeg-ajalt uuendada. Oluliste muudatuste korral teavitame kasutajaid e-posti teel või Platvormi kaudu. Platvormi jätkuv kasutamine pärast muudatuste jõustumist loetakse muudatustega nõustumiseks.

14. Kontakt

Kui Teil on küsimusi käesoleva privaatsuspoliitika või oma andmete töötlemise kohta, võtke meiega ühendust.

1. General information

This privacy policy describes how Replaio OÜ (registry code 17506502, address Tööstuse tn 99-25, Põhja-Tallinna linnaosa, 10416 Tallinn, Harju maakond, Estonia; hereinafter "Replaio" or "we") collects, uses, stores and protects personal data in connection with the use of the Replaio platform (hereinafter the "Platform").

Replaio is a data controller within the meaning of the GDPR (EU 2016/679). Where a company uses the Platform to develop its own employees, the roles differ. See section 4 for details.

2. What data we collect

We collect only the data we need to operate the Platform. It falls into four groups.

2.1. Data collected when creating an account and using the service

This data arises when an account is created and managed. In most cases a company administrator enters it when adding a user.

• First and last name
• Work email address
• Company, team and role on the Platform (user, manager, administrator)
• Password in encrypted form
• Language and display preferences
• Billing details at company level (company name, contact person, number of users)

2.2. Data collected when using the Platform

This data arises from substantive use of the Platform: AI roleplays, conversation practice, analysis and feedback.

• AI roleplay conversations
• User responses and input
• Voice recordings, where the user uses the voice feature
• Conversation transcripts
• AI-generated feedback and analyses
• Performance results, scores and statistics
• Session duration, frequency and selected scenarios

2.3. Content uploaded by the user

• Recordings of real client calls uploaded by the user for analysis
• Company materials uploaded by an administrator to tailor scenarios and scoring
• Other documents the user adds as training input

2.4. Technical data

• IP address
• Browser type and version
• Device data
• Cookies (see section 10)

3. Use of artificial intelligence

Artificial intelligence is not an add-on feature of the Platform, it is how the Platform works. This section sets out exactly what data is used and how.

3.1. Running the roleplays

When a user starts an exercise, the AI takes the part of the counterpart: a client, a decision-maker, a colleague or another character according to the chosen scenario. The conversation happens in real time and the AI responds to what the user actually says. To do this, the user's speech or text input and the scenario description are sent to the AI service provider.

3.2. Analysis of responses and feedback

After the conversation the voice recording is converted to text (transcript) and the transcript is sent to the AI service provider for scoring. The AI assesses the conversation against the agreed criteria and produces a score, strengths, areas to improve and a recommended next step.

Where a company has uploaded its own materials or set its own scoring criteria, these are used to tailor the analysis.

3.3. Is data used to train AI models

To develop the Platform itself we use only anonymised and aggregated usage data from which no individual can be identified.

3.4. What data reaches the AI

• Conversation text and user input
• The voice recording or its transcript
• The chosen scenario and character description
• Company scoring criteria and uploaded materials, where configured

The user's name, email address and other account details are not included in the scoring request sent to the AI service provider.

4. Data of company clients' users

Most Replaio users reach the Platform through their employer. In that case responsibilities are divided as follows.

4.1. The company is the data controller

Where a company uses the Platform to develop its employees, the company decides who is added to the Platform, for what purpose and which materials are used. In these matters the data controller is the company, not Replaio.

This also means that managers and administrators designated by the company can see their team members' sessions, scores and progress according to the permissions granted to them.

4.2. Replaio is the data processor

In providing the service, Replaio processes users' data on behalf of the company and on its instructions. We do not use this data for our own purposes.

4.3. Data processing agreement

Where required, a data processing agreement (DPA) is concluded between the company and Replaio setting out the terms and duration of processing and the use of sub-processors. We provide a copy of the DPA on request at info@replaio.ai. The list of sub-processors is available on a separate page.

5. Why we process data

6. Data retention

We retain data for as long as it is needed to provide the service or as required by law. After that it is deleted or anonymised.

6.1. Retention periods

6.2. What happens when an account is deleted

When an account is deleted we remove the link to the individual while preserving the company's aggregate results. This means a company's progress figures do not disappear retroactively when an employee leaves.

• Deleted: account data, voice recordings, uploaded calls and transcripts. These cannot be anonymised, because a voice and the content of a conversation are themselves personal data.
• Anonymised: session results, scores and statistics. The link to the user is removed and the data remains only within the company's aggregate figures, from which no individual can be identified.
• Anonymised: user lines in billing documents. The amounts must be retained for accounting purposes, but the individual can no longer be identified.

When an agreement with a company ends, we handle that company's user data in accordance with the data processing agreement.

6.3. How to request deletion

A company user can contact their company's Replaio administrator, who can delete the user on the Platform.

Users may also contact us directly at info@replaio.ai. Where the account was created through a company, we forward the request to that company as the data controller and act on its instructions. We respond to requests within one month.

7. Service providers and data sharing

We do not sell personal data and we do not share it for marketing purposes. Data is visible only to service providers without which the Platform would not function. A data processing agreement is in place with each of them.

7.1. Cloud hosting and data storage

7.2. AI service providers

7.3. Analytics

We use Google Analytics 4 on our website to collect usage statistics. It runs only with the visitor's consent and IP addresses are anonymised. No analytics cookies are used inside the Platform.

7.4. Email delivery

To send emails, the recipient's name and email address and the content of the message are passed to Resend. Message content does not include session, recording or analysis data.

7.5. Payment services

Replaio does not use a card payment or payment intermediation service and we do not process payment card data. Billing takes place at company level by invoice and bank transfer.

7.6. Other cases

We may also disclose data where required by law or where necessary to protect our rights. Not otherwise.

8. International data transfers

Some service providers are located outside the European Union. In those cases we rely on the European Commission's Standard Contractual Clauses (SCCs) or other safeguards set out in Article 46 of the GDPR.

An up-to-date list of sub-processors with locations and safeguards is available on a separate page. The list may change over time and we notify clients of material changes in advance.

9. Your rights

The GDPR gives you the following rights in relation to your data.

To exercise these rights, write to info@replaio.ai. If you use the Platform through your employer, we forward the request to that company as the data controller.

10. Cookies

On the Platform we use only cookies that are necessary for the service to function.

We do not use marketing or advertising cookies and we do not track your behaviour on other websites.

With your consent we use Google Analytics 4 cookies (_ga, _ga_<ID>) with anonymised IP on our website. Without consent these are not set. Consent can be changed at any time via the "Cookie settings" link in the footer. Further details in the cookie policy.

Language and consent choices are stored in the browser's local storage (localStorage), not as a cookie.

11. Security

We apply appropriate technical and organisational measures to protect your data.

• Encryption in transit (TLS 1.2+) and at rest (AES-256)
• Role-based access control
• Logical separation of data between clients
• Server-side management of API keys, which are never present in client-side code
• Recordings and materials held in private file storage, accessible only via a temporary signed link
• Regular security updates

12. Children's data

The Platform is intended for workplace use and is not directed at persons under 16. We do not knowingly collect data on persons under 16. If we learn that we have done so, we delete the data without delay.

13. Changes

We may update this privacy policy from time to time. In the event of material changes we notify users by email or through the Platform. Continued use of the Platform after changes take effect is deemed acceptance of those changes.

14. Contact

If you have questions about this privacy policy or the processing of your data, please contact us.